1. Introduktion
I forbindelse med vores arbejde og rådgivning, modtager vi sagsakter samt andet materiale, som næsten uden undtagelse vil indeholde personoplysninger. For at kunne yde den bedste service og rådgivning i forbindelse med for eksempel matrikulære sager, areal- og rettighedsspørgsmål, tinglysning mv. er der vigtige personoplysninger, vi har behov for at kende og behandle. Herudover vil der typisk komme flere personoplysninger i takt med sagens behandling, f.eks. fra en modpart, en domstol eller andre tredjeparter, såsom myndigheder og andre rådgivere.
2. Vores behandling af dine personoplysninger
Vores behandling af personoplysninger sker med henblik på opfyldelse af klientforholdet og udførelse af det opdrag, som du har givet os.
Vi behandler personoplysninger, som du eller din repræsentant, eksempelvis advokat eller ejendomsmægler, har udleveret til os i forbindelse med behandlingen af en sag på din ejendom, eller som Sejr Landinspektør har ret til at indsamle fra offentlige registre.
Vi skal have adgang til de pågældende oplysninger for at kunne gennemføre en sag og leve op til forpligtelserne, der fremgår af lovgivningen, som vi er underlagt i forbindelse med ændringer eller verificering af ejerforhold eller ejendomsgrænser. Dette kan f.eks. være lovgivningen vedrørende udstykning, tinglysning m.fl.
Typisk drejer det sig om følgende personoplysninger:
• Navn, adresse, telefon, e-mail
• Ejendomsdata
• CPR Nummer (ved tinglysning)
• Pant og Lån information (ved matrikulære arbejder, ekspropriation og tinglysning).
Oplysningerne vil blive behandlet fortroligt og i overensstemmelse med gældende lovgivning, og vores systemer yder de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltning.
Sejr Landinspektør deler som udgangspunkt ikke oplysninger med tredjeparter, men som led i sagens behandling vil det ofte være nødvendigt at dele oplysninger med f.eks. en modpart, en domstol eller andre tredjeparter, såsom myndigheder, andre rådgivere m.v.
3. Retsgrundlaget
Retsgrundlaget for vores behandling følger af et lovligt behandlingsgrundlag i overensstemmelse med GDPR. Vores hjemmel til at behandle dine personoplysninger afhænger af de konkrete omstændigheder. Det vil typisk ske i følgende situationer:
1. Hvis vi har bedt om dit samtykke til behandling af nogle konkrete personoplysninger, er behandlingsgrundlaget for de konkrete personoplysninger dit samtykke, jf. GDPR, artikel 6, stk. 1, litra a. Samtykket kan altid trækkes tilbage ved at kontakte os via de kontaktoplysninger, der er angivet øverst i denne politik. Såfremt samtykket trækkes tilbage, slettes personoplysningerne, der behandles på grundlag af samtykket, medmindre de kan eller skal behandles for eksempel for at overholde en retlig forpligtelse.
2. Behandlingen er nødvendig for opfyldelsen af en kontrakt med den registrerede person jf. GDPR, artikel 6, stk. 1, litra b.
3. Behandlingen er nødvendig for at overholde gældende lovgivning, jf. GDPR, artikel 6, stk. 1, litra c.
4. Behandling er nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave i samfundets interesse eller som henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som den dataansvarlige har fået pålagt, jf. GDPR, artikel 6, stk. 1, litra e.
5. Behandlingen er nødvendig for at forfølge en legitim interesse, hvor den registreredes interesser eller grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, der kræver beskyttelse af personoplysninger, ikke går forud herfor, jf. GDPR, artikel 6, stk. 1, litra f.
4. Dine rettigheder
Som registreret har man ret til at anmode om indsigt i, berigtigelse eller sletning af sine personoplysninger eller begrænsning af behandlingen eller gøre indsigelse mod behandlingen, samt ret til udlevering af personoplysninger. Sådanne anmodninger skal rettes til Sejr Landinspektør, Sønderbrogade 76, 8700 Horsens, CVR-nr. 29487782 på e-mail til [email protected].
Alle henvendelser håndteres manuelt ved henvendelse til vores persondataansvarlige. Vi kan afvise anmodninger, der er urimeligt gentagende, kræver uforholdsmæssig meget teknisk indgriben (f.eks. at udvikle et nyt system eller ændre en eksisterende praksis væsentligt), påvirker beskyttelsen af andres personlige oplysninger, eller noget som vil være ekstremt upraktisk (f.eks. anmodninger om oplysninger der findes som sikkerhedskopier).
Vi vedligeholder vores systemer på en måde, der beskytter oplysninger fra fejlagtig eller skadelig ødelæggelse. Når vi sletter dine personoplysninger fra vores systemer, er det derfor muligt, at vi ikke altid kan slette tilhørende kopier fra vores arkivservere med det samme, og det er ikke sikkert, at oplysningerne fjernes fra vores sikkerhedskopisystemer.
5. Kommunikation og kryptering
En del af vores kommunikation vil ske pr. mail, og du skal derfor være opmærksom på, at Sejr Landinspektør sender mails. Alene i tilfælde, hvor der er tale om særlige situationer, vil vi sende oplysningerne med stærkere kryptering som opfylder Datatilsynets minimumskrav til sikker mails eller pr. alm. post. Overskriften i mails er dog ikke krypteret. Sejr Landinspektør anfører derfor ikke følsomme persondata i overskriften, og det tilrådes, at man som afsender tillige undlader det.
Vi gør endvidere opmærksom på, at oplysninger, der sendes via almindelig e-mail, vil kunne læses af andre. Dette har særlig betydning for dine personlige oplysninger, herunder f.eks. CPR-nummer. Vi kan modtage krypterede e-mails, og du bør derfor overveje at sende oplysninger krypteret, eller at aflevere dem personligt til os.
6. Tidsfrister for sletning og opbevaring
Vi opbevarer alt sagens materiale i op til 5 år, efter sagen er afsluttet af hensyn til bogføringsloven og forældelsesloven. Ofte opbevarer vi sagsakter længere af hensyn til at kunne dokumentere et sagsforløb, indgåede aftaler eller fastlæggelsen af ejendomsgrænser.
7. Klageadgang
Klager over behandling af personoplysninger skal ske til Datatilsynet, Borgergade 28, 5, 1300 København K, telefon 33193200, [email protected], www.datatilsynet.dk.
Klik her for at åbne vores persondatapolitik i en PDF.